Politique de confidentialité

Éditeur du service

ScanBiz est édité par AUDIOLIZ, société par actions simplifiée (SAS), immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 940 631 799, dont le siège social est situé 19 rue du Pont Colbert, 78000 Versailles, France. TVA intracommunautaire : FR24 940 631 799.

Directeur de la publication : David Klajman. Contact : contact@scanbiz.ai.

Hébergement de l'application : Heroku (Salesforce), région Europe. Stockage des fichiers : Amazon Web Services, région Paris (eu-west-3). La transcription et l'analyse des conversations sont réalisées aux États-Unis, le temps du traitement (voir « Destinataires et sous-traitants »).

Ce que couvre cette politique

Elle couvre le site www.scanbiz.ai et l'application ScanBiz accessible après connexion.

ScanBiz est un service professionnel. Pour les contenus qu'une entreprise cliente nous confie (appels, emails, réunions), cette entreprise est responsable de traitement et AUDIOLIZ agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Pour les données de compte, la facturation et le site public, AUDIOLIZ est responsable de traitement.

Cette politique est un document d'information. Les obligations contractuelles d'AUDIOLIZ en qualité de sous-traitant sont fixées par l'accord de sous-traitance (article 28 RGPD), annexe des conditions générales acceptée lors de la souscription.

Données que nous traitons

• Compte : nom, prénom, adresse email professionnelle, mot de passe (stocké sous forme hachée), langue, préférences d'affichage et de notification.
• Contenus analysés : enregistrements et transcriptions d'appels téléphoniques, contenus d'emails, enregistrements et transcriptions de réunions en visioconférence, et les résultats produits à partir de ces contenus (résumés, réponses aux grilles de questions, alertes).
• Calendrier (uniquement si vous connectez un calendrier) : titre de l'événement, dates et heures de début et de fin, statut, organisateur et participants, lien de visioconférence.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, horodatages.
• Facturation (si vous souscrivez en ligne) : raison sociale, adresse de facturation, numéro de TVA, historique des paiements et des factures. Les données de carte bancaire sont saisies sur la page de paiement de Stripe et conservées par Stripe : AUDIOLIZ ne reçoit jamais le numéro de votre carte.

Finalités et bases légales

• Fournir le service — analyse des conversations, alertes, tableaux de bord : exécution du contrat.
• Afficher vos réunions à venir et envoyer l'assistant de réunion aux réunions que vous avez choisies : exécution du contrat, déclenchée par votre connexion explicite d'un calendrier.
• Assurer la sécurité du service, prévenir les abus, tenir les journaux techniques : intérêt légitime.
• Assurer le support et les communications de service : exécution du contrat.

Connexion d’un calendrier Google ou Microsoft

La connexion d'un calendrier est facultative : elle n'a lieu que si vous la déclenchez vous-même depuis Paramètres › Calendrier, et vous pouvez la révoquer à tout moment.

Autorisations demandées :

• Google — https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly (lecture seule des événements) et https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email (adresse email du compte connecté, pour rattacher la connexion au bon utilisateur).
• Microsoft — Calendars.Read (lecture seule des événements), openid, email et offline_access (maintien de la synchronisation sans nouvelle connexion).

Ce que nous en faisons : afficher vos réunions à venir dans ScanBiz pour que vous choisissiez celles qui doivent être enregistrées, et détecter le lien de visioconférence (Google Meet, Microsoft Teams, Zoom…) des réunions retenues afin que l'assistant de réunion puisse s'y connecter à l'heure prévue.

Ce que nous n'en faisons pas : nous n'écrivons jamais dans votre calendrier ; nous n'utilisons jamais ces données à des fins publicitaires ; nous ne les vendons pas ; nous ne les transmettons à aucun tiers en dehors du sous-traitant qui réalise la synchronisation (Recall.ai, région Union européenne). Aucun collaborateur d'AUDIOLIZ ne consulte vos événements, sauf demande de support de votre part, obligation légale ou nécessité de sécurité.

Suppression : la déconnexion du calendrier (Paramètres › Calendrier) arrête immédiatement la synchronisation et supprime les événements synchronisés. Vous pouvez également révoquer l'accès depuis votre compte Google (Sécurité › Applications tierces) ou Microsoft (Autorisations des applications).

Enregistrement des réunions

Lorsqu'une réunion est enregistrée, l'assistant ScanBiz la rejoint comme participant, sous un nom explicite (« ScanBiz - Assistant de réunion ») : sa présence est visible de tous les participants.

Par défaut, seules les réunions comptant au moins un participant externe à votre organisation sont enregistrées ; toutes les règles (réunions internes, récurrentes, réunions dont vous n'êtes pas l'organisateur…) sont désactivées et modifiables à tout moment.

Il vous appartient d'informer les participants de l'enregistrement et de recueillir les consentements exigés par le droit applicable, notamment lorsque des participants se trouvent dans une juridiction qui l'impose.

Destinataires et sous-traitants

Nous ne partageons vos données qu'avec les prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service, listés ci-dessous, et, le cas échéant, avec votre distributeur :

• Salesforce, Inc. (Heroku) — hébergement de l'application et de la base de données — Union européenne (région « eu »).
• Amazon Web Services EMEA SARL — stockage des fichiers audio et des documents — Paris, France (eu-west-3).
• Recall.ai, Inc. — synchronisation du calendrier et assistant de réunion — Union européenne (eu-central-1).
• Stripe Payments Europe, Ltd. — paiement en ligne, facturation et gestion de l'abonnement — Irlande (Union européenne).
• Redis Ltd. (Redis Cloud) — cache et file d'attente des traitements — Union européenne.
• ElevenLabs, Inc. — transcription des enregistrements audio — États-Unis.
• OpenAI Ireland Ltd (et sociétés affiliées OpenAI) — analyse des conversations (grilles de questions, synthèses, alertes), via son API professionnelle — États-Unis.
• Twilio Inc. (SendGrid) — envoi des emails d'alerte et de notification — États-Unis.
• Functional Software, Inc. (Sentry) — suivi des erreurs applicatives — États-Unis.
• SolarWinds (Papertrail) — journaux applicatifs — États-Unis.
• Votre distributeur — lorsque votre entreprise a souscrit ScanBiz par l'intermédiaire d'un distributeur, celui-ci voit, pour l'accompagner dans l'utilisation du service, la liste de ses utilisateurs (nom, adresse de connexion), le nombre de jours où chacun s'est connecté au cours des 30 derniers jours et la date de sa dernière connexion. Ce suivi ne porte que sur les connexions : rien de ce qui est dit, lu ou fait dans ScanBiz. Base légale : l'intérêt légitime d'AUDIOLIZ et de votre entreprise à ce que le service soit accompagné par celui qui l'a vendu.

Cette liste est celle de l'Annexe 2 de l'accord de sous-traitance, tenue à jour à partir de la configuration réelle du service ; tout ajout ou remplacement est notifié aux entreprises clientes trente (30) jours à l'avance, selon son article 6.

Nous pouvons également communiquer des données si la loi nous y oblige (réquisition judiciaire, obligation réglementaire).

Localisation et transferts

Le stockage durable des données (base de données, fichiers audio, documents) a lieu dans l'Union européenne : Heroku région « eu » pour l'application et la base, Amazon Web Services Paris pour les fichiers.

La transcription des enregistrements (ElevenLabs), l'analyse des conversations (OpenAI) et la supervision technique (Sentry, Papertrail, SendGrid) sont en revanche réalisées aux États-Unis, le temps du traitement : l'audio ou le texte d'une conversation y est transféré. Les autres prestataires sont utilisés dans leurs régions européennes (Recall.ai, Stripe, Redis).

Ces transferts reposent sur le Data Privacy Framework UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914). Le détail, destinataire par destinataire, figure à l'Annexe 2 de l'accord de sous-traitance.

Durées de conservation

• Données de compte : pendant toute la durée du contrat, puis suppression ou anonymisation dans les 12 mois suivant sa fin.
• Contenus analysés (appels, emails, réunions) : selon la durée convenue avec l'entreprise cliente, et supprimés sur sa demande.
• Données de calendrier : jusqu'à la déconnexion du calendrier, qui les supprime.
• Journaux techniques : 12 mois.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS/TLS). Les espaces clients sont cloisonnés et l'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin. Les clés d'API des prestataires restent côté serveur et ne sont jamais exposées au navigateur. Les accès sont journalisés.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données personnelles.

Contact « Gestion des données / RGPD » : contact@scanbiz.ai, avec l'objet « RGPD ». C'est l'adresse à utiliser pour toute question sur vos données comme pour exercer vos droits.

Si vous êtes collaborateur d'une entreprise cliente de ScanBiz, adressez-vous d'abord à cette entreprise, qui est responsable de traitement pour les contenus analysés ; nous l'assistons pour donner suite à votre demande.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Cookies et stockage local

Le site et l'application n'utilisent aucun cookie publicitaire ni traceur tiers, et aucun outil de mesure d'audience. Seuls sont déposés :

• lang — la langue d'affichage choisie (13 mois) ;
• darkMode — la préférence de mode clair ou sombre (13 mois).

Votre jeton de session est conservé dans le stockage local de votre navigateur pendant la durée de votre connexion. Ces éléments sont strictement nécessaires au fonctionnement du service et ne nécessitent donc pas de consentement préalable.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; toute modification substantielle sera signalée aux clients par email.

Contact

Pour toute question relative à cette politique : contact@scanbiz.ai, ou par courrier à AUDIOLIZ, 19 rue du Pont Colbert, 78000 Versailles, France.