Conditions générales d'utilisation

Éditeur et acceptation

Le service est édité par AUDIOLIZ, société par actions simplifiée (SAS), RCS Versailles 940 631 799, siège social 19 rue du Pont Colbert, 78000 Versailles, France, contact contact@scanbiz.ai.

L'utilisation du service vaut acceptation des présentes conditions. Si vous n'y adhérez pas, n'utilisez pas le service.

Description du service

ScanBiz collecte les conversations professionnelles d'une entreprise (appels téléphoniques, emails, réunions en visioconférence), les transcrit, les analyse au moyen de modèles d'intelligence artificielle et en tire des synthèses, des réponses à des grilles de questions et des alertes.

Le service est réservé à un usage professionnel. Il ne s'adresse pas aux consommateurs et n'est pas destiné à des personnes de moins de 18 ans.

Comptes et accès

Une entreprise peut créer son compte en ligne : la personne qui s'inscrit déclare agir au nom de l'entreprise qu'elle désigne et être habilitée à l'engager. Les autres comptes sont créés par l'entreprise cliente ou par AUDIOLIZ à sa demande. Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et des actions réalisées depuis son compte.

AUDIOLIZ peut suspendre un accès en cas d'utilisation frauduleuse, de risque de sécurité ou de manquement grave aux présentes conditions.

Enregistrement des appels — vos obligations

ScanBiz analyse les enregistrements des appels téléphoniques que votre standard réalise et lui transmet. ScanBiz n'enregistre pas lui-même les appels et n'annonce pas l'enregistrement aux participants : cette annonce est émise par votre standard, sous votre contrôle.

L'enregistrement et l'analyse d'une conversation téléphonique sont encadrés : en France, par le RGPD, par le Code du travail à l'égard de vos collaborateurs et par le Code pénal (article 226-1) ; hors de France, plusieurs pays et plusieurs États américains exigent le consentement de chaque participant, et le droit du lieu où se trouve votre interlocuteur peut s'appliquer. Vous vous engagez donc à : (i) informer chaque participant, y compris vos collaborateurs, au début de chaque appel enregistré, entrant comme sortant, que l'appel est enregistré et peut être analysé, y compris par des prestataires agissant pour votre compte, en lui indiquant comment s'y opposer et où trouver l'information complète prévue aux articles 13 et 14 du RGPD, et recueillir tout consentement exigé par le droit applicable à votre entreprise et à vos interlocuteurs ; (ii) ne connecter à ScanBiz que des lignes sur lesquelles cette annonce est en place ; (iii) respecter l'opposition d'un participant à l'enregistrement, en ne transmettant pas cet appel à ScanBiz ; (iv) ne pas utiliser ScanBiz pour identifier une personne par sa voix ni pour créer un identifiant biométrique.

L'enregistrement des appels de vos collaborateurs relève en outre des règles propres au lieu de travail : vous les en informez individuellement avant sa mise en œuvre et, lorsque votre entreprise en est dotée, vous consultez préalablement le comité social et économique (en France, articles L. 1222-4 et L. 2312-38 du Code du travail). En qualité de responsable de traitement, il vous appartient également de déterminer la base légale du traitement et de réaliser, lorsqu'elle est requise, l'analyse d'impact relative à la protection des données (article 35 du RGPD).

AUDIOLIZ agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'accord de sous-traitance : elle ne traite les enregistrements que pour votre compte et sur vos instructions. Elle ne les utilise ni à des fins propres autres que la fourniture et la sécurité du Service, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle à usage général.

Vous êtes responsable de la licéité des enregistrements que vous transmettez. Vous garantissez AUDIOLIZ contre toute réclamation, action ou condamnation, frais de défense raisonnables compris, résultant d'un enregistrement réalisé ou transmis en méconnaissance de ces obligations. AUDIOLIZ peut suspendre une connexion, en vous en informant, si elle a des raisons sérieuses de penser que des appels sont enregistrés sans l'information requise.

Enregistrement des réunions — vos obligations

L'assistant de réunion rejoint les réunions sélectionnées comme participant visible et identifié.

Vous vous engagez à informer les participants que la réunion est enregistrée et peut être analysée, à recueillir les consentements exigés par le droit applicable, à n'enregistrer que des réunions pour lesquelles vous disposez des droits nécessaires, et à ne pas utiliser ScanBiz pour identifier une personne par sa voix ni pour créer un identifiant biométrique.

Vous êtes responsable de la licéité des enregistrements de réunions que vous transmettez. Vous garantissez AUDIOLIZ contre toute réclamation, action ou condamnation, frais de défense raisonnables compris, résultant d'un enregistrement de réunion réalisé ou transmis en méconnaissance de ces obligations.

Connexion d’un calendrier tiers

Vous pouvez connecter un calendrier Google ou Microsoft afin d'afficher vos réunions à venir et d'y envoyer l'assistant. Vous garantissez disposer des droits nécessaires sur le compte connecté.

L'accès demandé est en lecture seule et peut être révoqué à tout moment depuis ScanBiz ou depuis votre compte Google ou Microsoft. Le détail des données concernées figure dans la politique de confidentialité.

Usage acceptable

• ne pas utiliser le service à des fins illicites ou en violation des droits de tiers ;
• ne pas tenter d'accéder à des espaces clients autres que le vôtre, ni de contourner les mesures de sécurité ;
• ne pas décompiler, désassembler ou réutiliser le service pour construire un service concurrent ;
• ne pas revendre ni mettre à disposition d'un tiers l'accès au service sans accord écrit d'AUDIOLIZ.

Disponibilité et évolutions

AUDIOLIZ met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie d'absence d'interruption. Des opérations de maintenance peuvent suspendre temporairement l'accès.

Le service évolue en continu : des fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées, sans que cela remette en cause l'objet du contrat.

Propriété intellectuelle

La plateforme, ses composants logiciels, ses interfaces et sa documentation restent la propriété exclusive d'AUDIOLIZ. L'entreprise cliente bénéficie d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat.

Les contenus soumis par l'entreprise cliente (enregistrements, transcriptions, documents) et les résultats d'analyse produits à partir de ces contenus lui appartiennent.

Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Pour les contenus que l'entreprise cliente confie au Service (appels, emails, réunions), celle-ci est responsable de traitement et AUDIOLIZ agit comme sous-traitant. Leurs obligations respectives sont fixées par l'Annexe — [accord de sous-traitance (article 28 RGPD)](/dpa), qui fait partie intégrante des présentes conditions et qui est acceptée par l'entreprise cliente lors de la souscription, au même titre qu'elles. Aucune signature n'est requise pour qu'elle produise ses effets.

Une version signable de cet accord est remise sur demande à contact@scanbiz.ai, notamment lorsqu'un client doit produire une pièce signée à son autorité de contrôle, ou lorsque le Service est souscrit par l'intermédiaire d'un distributeur.

Lorsque le Service est souscrit par l'intermédiaire d'un distributeur, celui-ci voit la liste des utilisateurs de l'entreprise cliente et leur fréquence de connexion, dans les conditions de la politique de confidentialité.

Crédits d'analyse et essai

L'analyse de chaque conversation consomme des crédits d'analyse, selon un barème par e-mail et par minute d'appel indiqué dans l'application (Paramètres › Crédits et facturation). Un compte créé en ligne reçoit des crédits d'essai gratuits, sans limite de durée.

Lorsque les crédits sont épuisés, les conversations continuent d'être reçues et conservées mais ne sont plus analysées ; elles ne sont pas analysées rétroactivement une fois des crédits ajoutés.

Prix et facturation

En cas de souscription en ligne, les prix applicables sont ceux affichés sur le site et dans l'application au moment de la souscription ou de l'ajout d'une option. Ils sont exprimés hors taxes, TVA en sus. Le paiement s'effectue par carte bancaire, par l'intermédiaire de notre prestataire de paiement Stripe.

• l'abonnement est mensuel, payable d'avance et renouvelé automatiquement à la date anniversaire de la souscription ; il comprend une allocation de crédits d'analyse par mois, qui n'est pas reportée sur le mois suivant ;
• un utilisateur, une alerte ou un agent ajouté en cours de mois est facturé immédiatement, au prorata de la période restante ; une réduction est calculée de la même façon et vient en déduction des factures suivantes, les crédits déjà attribués restant acquis. Les options proposées dans l'application suivent les règles du paragraphe suivant ;
• les packs de crédits sont payables à l'achat et n'expirent pas ;
• les factures sont disponibles dans l'espace client ; en cas d'échec de paiement, l'analyse des conversations peut être suspendue jusqu'à régularisation.

Options proposées dans l'application. ScanBiz peut vous proposer une option au-delà de ce que comprend votre abonnement (une alerte ou un agent supplémentaire). Toute option ainsi proposée commence par un essai gratuit de 30 jours, qui démarre à votre clic et n'engage aucun paiement. À tout moment de l'essai, vous la gardez ou vous l'arrêtez depuis l'application :

• la garder : avant votre confirmation, l'application affiche le prix mensuel de l'option hors taxes, le moyen de paiement enregistré pour votre abonnement et la date du premier prélèvement. Votre clic sur « Confirmer » vaut commande de l'option à ce prix et autorise son prélèvement sur ce moyen de paiement, sans autre signature ni nouvelle saisie. L'option est facturée à compter du lendemain du dernier jour d'essai, au prorata de la période mensuelle en cours, puis avec votre abonnement ; la période d'essai n'est jamais facturée ;
• l'arrêter : pendant l'essai, l'option s'arrête immédiatement et sans frais ; une fois souscrite, elle peut être arrêtée à tout moment depuis l'application et l'arrêt prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, déjà payée, sans remboursement au prorata ;
• sans réponse de votre part au terme de l'essai, l'option s'arrête et rien n'est facturé.

Dans tous les cas, la configuration d'une option arrêtée est conservée : vous pouvez la réactiver. Lorsque l'abonnement a été souscrit par l'intermédiaire d'un distributeur, aucun prix ne s'affiche : le tarif de l'option vous est confirmé par votre distributeur, qui la facture, et votre confirmation lui est transmise.

Pour une entreprise ayant signé un contrat ou un bon de commande, les prix et modalités de facturation sont ceux qui y figurent.

Responsabilité

Les analyses produites par ScanBiz reposent sur des modèles d'intelligence artificielle : elles constituent une aide à la décision et peuvent comporter des erreurs ou des omissions. Elles ne remplacent ni l'appréciation humaine, ni un conseil juridique, financier ou médical.

La responsabilité d'AUDIOLIZ est limitée aux dommages directs et prévisibles et, en tout état de cause, au montant des sommes versées par l'entreprise cliente au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Durée et résiliation

L'abonnement souscrit en ligne est sans engagement : il peut être résilié à tout moment depuis l'espace client (Paramètres › Crédits et facturation). La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, déjà payée, sans remboursement au prorata. Le compte reste ensuite accessible et les crédits de packs non consommés restent utilisables.

Pour une entreprise ayant signé un contrat, la durée, le renouvellement et les conditions de résiliation sont ceux qu'il prévoit. À l'issue du contrat, les accès sont fermés et les données sont supprimées ou restituées selon les modalités convenues.

Modification des conditions

AUDIOLIZ peut modifier les présentes conditions pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page ; toute modification substantielle est signalée aux clients par email.

Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Versailles.