Une fois votre boîte branchée, ScanBiz la relève toutes les heures : chaque email reçu est analysé comme un appel et déclenche les mêmes alertes. Le branchement se fait depuis la page Boîte Microsoft 365 de ScanBiz, en vous connectant avec votre compte Microsoft.
Avant de commencer
- Un compte Microsoft qui peut ouvrir la boîte à analyser : la vôtre, ou une boîte partagée à laquelle vous avez accès.
- Rien n'est coupé ni modifié dans votre messagerie. ScanBiz lit uniquement : il n'envoie, ne modifie et ne supprime aucun email, et ne les marque pas comme lus. Vos règles de tri Outlook, vos redirections et les autres outils branchés sur la boîte continuent comme avant.
- Selon les réglages de votre organisation, Microsoft peut réserver l'accord à un administrateur. ScanBiz vous donne alors un lien à lui envoyer (voir « Si ça ne marche pas »).
Étapes
Ouvrez Paramètres, section Messagerie, puis cliquez sur Connecter à côté de Boîte Microsoft 365.
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Indiquer la boîte : saisissez son adresse dans Adresse de la boîte à analyser (par exemple contact@monentreprise.fr), puis cliquez sur Connecter. Une petite fenêtre Microsoft s'ouvre.
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Accepter dans la fenêtre Microsoft : connectez-vous avec un compte qui peut ouvrir cette boîte. Microsoft liste ce que ScanBiz demande :
- « Conserver l'accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès » : relever la boîte toutes les heures, sans vous.
- « Vous connecter et lire votre profil » : savoir quel compte se connecte.
- « Lire vos e-mails », « Lire le courrier auquel vous avez accès » : votre boîte, ou une boîte partagée que vous pouvez ouvrir.
- « Consentement pour le compte de votre organisation », proposé aux administrateurs : cochée, vos collègues n'auront pas à demander l'approbation ; chacun ne connecte toujours que les boîtes qu'il peut ouvrir.
Acceptez : la fenêtre se ferme et la boîte apparaît comme connectée.
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Choisir les dossiers analysés : par défaut, ScanBiz lit la boîte de réception et ses sous-dossiers ; les courriers indésirables, la corbeille et les brouillons ne sont jamais lus. Cliquez sur Choisir les dossiers pour en cocher d'autres, par exemple les éléments envoyés si vos propres réponses doivent être analysées.
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Envoyer un email de test : depuis une autre adresse, envoyez un message à la boîte, puis cliquez sur Actualiser. Il apparaît dans Dernier email, puis dans vos conversations. Ensuite, la boîte est relevée toutes les heures.
Pour analyser une autre boîte (support@ après contact@), cliquez sur Ajouter une boîte sous la première.
Si ça ne marche pas
- « Approbation requise » dans la fenêtre Microsoft : revenez dans ScanBiz sans accepter. ScanBiz affiche un lien : cliquez sur Copier le lien et envoyez-le à votre administrateur Microsoft. En l'ouvrant, il approuve ScanBiz pour toute l'organisation ; revenez ensuite vous connecter.
- « Ce compte ne peut pas ouvrir cette boîte » : demandez l'accès à votre administrateur Microsoft, ou cliquez sur Déconnecter puis connectez-vous avec un compte qui y a accès.
- « Cette boîte n'existe pas dans votre organisation Microsoft » : vérifiez l'adresse.
- Statut Accès interrompu : l'accès a été retiré ou a expiré, plus aucun email n'est relevé. Cliquez sur Se reconnecter à Microsoft.
- L'email de test n'apparaît pas : les emails automatiques (noreply@, notifications Microsoft) et ceux que la boîte s'envoie à elle-même sont ignorés. Envoyez-le depuis une adresse extérieure.
Bon à savoir
- Déconnecter arrête le relevé et efface l'accès de ScanBiz. Les emails déjà analysés restent consultables, et vous pouvez reconnecter la boîte à tout moment.
- Configuration manuelle (avancé) sert aux organisations qui préfèrent inscrire leur propre application Microsoft Entra ; l'écran en détaille les quatre étapes. Deux points à ne pas manquer : restreignez cette application à la seule boîte concernée — sans cela, elle peut lire toutes les boîtes de votre organisation — et notez la date d'expiration de son secret (24 mois au maximum) : la connexion s'arrêtera ce jour-là.
- Ensuite : Régler une alerte.