Chaque conversation appartient au groupe de la personne qui l'a prise. Chacun ouvre donc les appels, les emails et le tableau de bord sur son propre groupe, et voit tous les autres d'un clic : un groupe ne cache rien, il range. La répartition se fait dans Réglages, section Groupes.
Avant de commencer
- Seul un Administrateur voit la section Groupes et peut y écrire.
- Les personnes de la liste arrivent toutes seules : ce sont les postes que vous avez cochés sur la page de votre standard, plus les comptes qui se connectent à ScanBiz. Vous n'avez personne à saisir à la main.
Étapes
- Ouvrez Réglages et descendez jusqu'à Groupes. Vos groupes sont listés, chacun avec son nombre de personnes.
- Pour créer un groupe, saisissez son nom dans Nom du groupe puis cliquez Ajouter un groupe (par exemple : Atelier, Accueil, Commerce).
- Pour renommer un groupe, cliquez sur son nom et corrigez-le.
- Dans le tableau en dessous, chaque ligne est une personne, avec son Poste et son Groupe. Cliquez sur la colonne Groupe pour la déplacer : le changement prend effet tout de suite.
- Pour supprimer un groupe, videz-le d'abord, puis cliquez sur la corbeille.
Qui peut faire quoi
ScanBiz distingue deux sortes de comptes.
- Administrateur : il branche le standard et les boîtes mail, importe l'annuaire des contacts, règle les alertes et les sujets suivis, organise les groupes, recharge les crédits et gère l'abonnement.
- Membre : il lit les conversations, le tableau de bord et les alertes de son groupe comme tout le monde, et traite ce qui lui revient. Les écrans de réglage lui affichent « Réglages gérés par votre administrateur », avec le nom des personnes à qui s'adresser.
Une organisation a toujours au moins un Administrateur : c'est le compte créé à l'inscription.
Donner accès à un collègue
La création d'un compte n'est pas encore en libre-service. Écrivez-nous à support@audioliz.com en indiquant le nom, l'adresse email et le rôle souhaité (Administrateur ou Membre) : le compte est ouvert et votre collègue reçoit de quoi se connecter.
Combien ça coûte : le premier compte est compris dans votre offre, chaque compte supplémentaire qui se connecte est facturé en plus. Les personnes sans connexion — celles qui décrochent le téléphone mais n'ouvrent jamais ScanBiz — ne sont pas facturées, quel que soit leur nombre.
Si ça ne marche pas
- Pas de section Groupes dans vos Réglages : votre compte est un Membre. Demandez à un Administrateur de votre organisation.
- « Déplacez d'abord ses membres dans un autre groupe » : un groupe ne se supprime pas tant qu'il reste quelqu'un dedans. Changez leur groupe dans le tableau, puis supprimez.
- « Le premier groupe du compte reste : renommez-le plutôt » : le groupe d'origine de votre organisation ne peut pas être supprimé. Renommez-le pour qu'il porte le nom qui vous parle.
- Un collègue manque dans la liste : s'il décroche sur un poste, vérifiez que ce poste est coché dans les postes supervisés de votre standard. S'il doit se connecter à ScanBiz, demandez-nous son accès.
Bon à savoir
- Une personne marquée sans connexion décroche le téléphone mais n'ouvre pas ScanBiz : ses appels sont analysés et apparaissent dans son groupe, elle n'a simplement pas de compte.
- Quand vous sortez quelqu'un du groupe d'origine du compte vers un nouveau groupe, ses conversations restées dans ce groupe d'origine le suivent : un groupe créé aujourd'hui récupère son historique. Une conversation déjà rangée dans un autre groupe, elle, n'en bouge plus.
- Ensuite : Lire une conversation.