Une fois votre calendrier connecté, l'assistant ScanBiz rejoint vos réunions en visio à votre place et les enregistre : elles se retrouvent ensuite dans ScanBiz, à côté de vos appels et de vos emails. Vous n'avez rien à lancer avant chaque réunion — vous décidez une fois pour toutes lesquelles sont enregistrées.
Étapes
- Menu Paramètres, section Calendrier, bouton Configurer mon calendrier.
- Connectez votre calendrier : Se connecter avec Google (Gmail, Google Workspace) ou Se connecter avec Microsoft (Outlook, Microsoft 365, Teams). Terminez la connexion dans l'onglet qui s'ouvre : la page se met à jour toute seule.
- Nom de l'assistant IA : le nom que vos participants verront quand il rejoindra la réunion. Mettez-y le nom de votre entreprise, ce n'est pas un détail — c'est ce qui dit aux autres qui est ce participant.
- Envoyer les enregistrements vers : l'espace ScanBiz qui recevra les réunions.
- Règles d'enregistrement automatique : cochez ce que l'assistant doit rejoindre — réunions externes (un participant d'un autre domaine email), internes, celles dont vous n'êtes pas l'organisateur, les récurrentes.
- Restrictions (prioritaires sur les règles ci-dessus) : cochées, ces cases retirent des réunions — « Ne rien enregistrer que je n'aie pas accepté dans mon agenda », « N'enregistrer QUE les réunions que j'organise ». Elles l'emportent toujours sur le bloc du dessus.
- Enregistrer. Le message Préférences du calendrier enregistrées confirme.
- Vérifiez sur Réunions à venir : chaque ligne porte Sera enregistrée ou Non enregistrée, avec la raison. Le filtre Enregistrables ne garde que celles qui le seront ; Rafraîchir depuis le calendrier relit votre agenda tout de suite.
Si ça ne marche pas
- « Aucun lien de visio dans l'invitation : l'assistant ne peut pas se connecter » : l'assistant rejoint une visio, pas une salle. Ajoutez le lien Meet, Teams ou Zoom dans l'invitation.
- « Exclue par vos règles d'enregistrement automatique » : relisez vos cases, en commençant par les Restrictions — ce sont elles qui l'emportent.
- « Vous avez demandé de ne pas enregistrer cette réunion » : la réunion a été retirée à la main ; c'est réversible sur la ligne de la réunion.
- Une réunion n'apparaît pas du tout : seul l'agenda principal de chaque compte connecté est surveillé. Une réunion rangée sur un agenda secondaire ou partagé ne sera pas rejointe, quelles que soient vos règles.
- « Impossible de démarrer la connexion du calendrier » ou « Impossible de charger les réglages de votre calendrier » : réessayez dans un instant. Si le message revient, signalez-le avec le bouton d'aide de la barre du haut.
Bon à savoir
- Vous pouvez connecter Google et Microsoft en même temps : la liste Calendriers connectés montre l'état de chacun.
- Déconnecter le calendrier arrête les enregistrements automatiques et rien d'autre : vos réunions déjà enregistrées restent lisibles, et vous pouvez reconnecter à tout moment.
- Une réunion enregistrée se lit comme une conversation — voir Lire une conversation — et compte dans le chiffre Réunions de votre tableau de bord.
- L'assistant apparaît dans la liste des participants sous le nom que vous avez choisi : vos interlocuteurs le voient arriver.
- Si vous ne voyez pas la section Calendrier dans vos Paramètres, votre compte est un Membre : un Administrateur de votre organisation peut la régler — voir Organiser votre équipe.